General Affairs Bagian 1: Apa Itu General Affairs? Apa Saja Keriteria yang Dibutuhkan?

 

Bagi para pencari kerja / job seeker mencari pekerjaan adalah tujuan jangka pendek yang masuk dalam list catatan mereka. Job seeker aktif biasanya hafal beberapa jenis departemen yang ada di perushaan-perusahaan, tapi tak jarang juga mereka yang aktif mencari pekerjaan masih asing dengan beberapa jenis departemen di perusahaan, terutama buat mereka yang freshgraduate.

General Affairs nampaknya masuk dalam kategori yang asing ditelinga freshgraduate. Berbeda ketika mendengar istilah Accounting, Engineering, Mechanical, atau mungkin Sales. Oleh karena itu, buat para freshgraduate atau job seeker yang belum mengetahui apa itu General Affairs, mari simak ya.

General Affairs Secara Umum

Saya mungkin tidak bisa memuaskan anda yang ingin tahu lebih dalam mengenai General Affair, namun saya akan mencoba untuk menuliskan point-point mengenai General Affairs yang kemudian akan saya rangkumkan apa saja pekerjaan yang dilakukan.

General Affairs atau yang biasa disebut GA adalah organ yang sangat penting dalam kelangsungan aktifitas sebuah perusahaan. Hampir semua perusahaan pasti punya departemen GA. Biasanya perusahaan dalam skala kecil hingga menengah atau yang masih baru, akan menggabungkan GA dengan Departemen Human Resource. Beberapa dari kalian mungkin pernah mendengar istilah HRGA atau HRDGA. Namun untuk perusahaan dalam skala menengah hingga besar atau yang telah beroprasional lama, mereka akan memisahkan kedua bagian tersebut. Jadi jangan kaget ketika ada Departemen General Affairs yang berdisi secara independen.

Secara luas, GA adalah departemen yang memiliki fungsi sebagai supporting dalam suatu perusahaan atau paling sering disebut Departemen Umum pada masa lampau. Tugasnya adalah memastikan kebutuhan karyawan (alat kerja, alat penunjang kerja dan kesejahterahan karyawan) terpenuhi. Tidak cukup sampai disitu, GA juga mempunyai tugas menjalin hubungan eksternal yang meliputi perizinan, CSR, pengamanan, menjalin hubungan dengan stakeholders (pemerintah khususnya), dan membangun hubungan yang baik dengan warga setempat jika posisi perusahaan berada dalam pemukinan.

Seorang yang bertugas pada departemen GA harus memiliki pribadi yang luwes, mampu berkomunikasi dengan baik, enerjik, dan memiliki kreatifitas yang tinggi. Tuntutan itulah yang terkadang, kita sebagai bagian dari GA, disebut “seksi acara” atau “seksi perlengkapan” dalam sebuah perusahaan.

Dengan mobilitas pekerjaan yang tinggi maka setiap personil departemen GA, wajib memiliki mental yang tanggung. Itulah mengapa pengalaman berorganisasi selama mengenyam pendidikan menjadi bekal yang penting untuk berkarir atau menggeluti dunia GA.

Kriteria Umum Menjadi Bagian General Affairs

Setalah kalian tahu secara umum apa itu GA, maka selanjutnya akan saya bahas apa aja sih keriteria yang harus disiapkan jika ingin bekerja dibidang ini. Tentu hal ini berdasarkan pengamatan dan pengalaman saya selama bekerja.

Sebuah perusahaan dalam menjalankan operasionalnya perlu memiliki sebuah organisasi yang dapat mensuport kegiatan di perusahaan. General Affairs / GA merupakan organisasi yang dapat dibilang 80% merupakan penyuplai kebutuhan di perusahaan. Untuk GA perlu sekali memiliki personil yang tangguh dan dapat melakukan pekerjaan lebih dari satu bidang.

Bidang pekerjaan yang luas dan mobilitas yang tinggi, maka GA biasanya membutuhkan personil dengan keriteria sebagai berikut:

A.     Keriteria Umum

1.       Basic Study

Sebenarnya tidak ada patokan khusus asal atau background studymu berasal. Tidak seperti Accounting yang mengharuskan personilnya memiliki background Akuntansi, atau Engineering yang mengharuskan memiliki latar belakang Teknik.

Namun biasanya yang dibutuhkan untuk posisi ini adalah Management, Hukum, Teknik Sipil, atau Ilmu Pemerintahan.

Kenapa? Karena latar belakang study tersebut mampu meng-cover sebagian besar pekerjaan di GA. Misalnya perizinan, anak hukum memiliki basic analisis hukum yang baik, atau building maintenance biasanya anak Teknik mampu mengatasi dan membuat program preventifnya. Kemudian GA sering berkaitan dengan regulasi, anak hukum dan ilmu pemerintahan sangat familiar dengan hal ini. GA juga mengelola asset yang banyak sehingga anak management mampu malaksanakan perawatan asset yang dimiliki.

Lalu, yang mana yang dipilih dan memiliki peluang besar? Semua sama-sama memiliki peluang besar. Hanya saja tergantung kebutuhan perusahaan. Namun jika bisa menguasai banyak bidang, itu akan menjadi nilai plus tersendiri.

2.       Tingkat Pendidikan

Pada perusahaan pada umumnya, tingkat pendidikan merupakan tolak ukur menentukan posisi jabatan karyawan. Tentu kategori ini akan menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Biasanya untuk urusan lapangan atau ekesekusi memiliki latar belakang pendidikan SMA/SMK dan Diploma. Sedangkan untuk supervisi dibebankan kepada orang yang memiliki tingkat pendidikan Sarjana, namun terkadang D3 – D4 pun bisa melakukan supervisi.

B.      Keriteria Khusus

Maksud dari keriteria khusus disini adalah tergantung dengan kebutuhan perusahaan. Berikut keriteria khusus yang biasanya dibutuhkan oleh beberapa jenis perusahaan:

1.       Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur disini artinya sebuah perusahaan yang mengelolah bahan mentah menjadi bahan jadi atau setengah jadi. Ada beberapa perusahaan yang menggabungkan GA dengan Maintenance. Namun kita asumsikan disini adalah perusahaan manufaktur yang sudah berskala besar.

Biasanya perusahaan ini mencari kandidat untuk mengisi GA dengan pengalaman organisasi, memiliki skill negosiasi yang baik, mudah melakukan pendekatan terhadap orang lain, memiliki relasi yang luas, dan juga memiliki keatifitas yang tinggi.

Jika perusahaan yang dituju adalah perusahaan asing, bahasa yang dikuasai selain bahasa Indonesia adalah minimal bahasa Inggris. Mengapa? Karena biasanya yang mengurusi permasalahan perizinan Tenaga Kerja Asing (TKA) adalah GA. Selain itu, GA juga pasti akan sering berkomunikasi dengan TKA, terkait fasilitas.

2.       Perusahaan Properti

Untuk perusahaan yang bergerak dibidang property, biasanya mereka membutuhkan kandidat yang memiliki pengalaman dalam hal jual beli properti. Minimal mengetahui dasar-dasar proses jual beli properti. Kemampuan analisis yang baik juga diperlukan karena biasanya GA dan Legal akan menjadi satu. Secara umum, kebutuhan personil GA di perusahaan properti hampir sama dengan perusahaan lainnya.

3.       Perusahaan Logistik

Perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi atau logistic biasanya membutuhkan personil yang enerjik. Mereka dituntuk untuk menjadi pribadi yang kuat secara mental dan fisik. Oleh karena itu yang dicari oleh perusahaan logistic atau ekspedisi adalah pria.

Skill yang harus dimiliki oleh personil GA adalah memiliki kemampuan serta pengetahuan tentan perawatan kendaraan, memiliki pengetahuan menejemen asset, komunikasi yang baik, dan juga memiliki skill negosiasi.

4.       Perusahaan Keuangan

Jenis perusahaan ini memiliki karakter rapi pada umumnya sehingga kandidat yang dicari bias pria maupun perempuan. Kemampuan yang harus dimiliki adalah pengetahuan tentang perbankan atau keuangan, pengelolaan asset, komunikasi yang baik, negosisasi yang baik, dan memiliki penampilan yang rapi.

 

Pada dasarnya setiap jenis perusahaan memiliki kualifikasi yang mirip-mirip untuk mencari kandidat pada posisi GA. Namun kembali lagi, setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dan system organiasai yang berbeda-beda. Oleh karena itu wajar bila kamu melihat terkadang lowongan kerja di bagian GA berbeda-beda kualifikasinya. Tapi garis besarnya adalah kamu butuh yang namanya skill komunikasi, negosiasi, mudah bergaul, kreatif, dan mampu melakukan pendekatan terhadap masyarakat.

 Departemen GA biasanya terbagi menjadi beberapa unit diantaranya General Service, Security, Legal, dan Sekertaris. Untuk setiap unit, akan disajikan dengan artikel tersendiri.