GENERAL AFFAIRS BAGIAN 2: RUANG LINGKUP PEKERJAAN GENERAL AFFAIRS

 

Edited by Canva

Dalam artikel kali ini saya kembali akan membagikan pengalaman saya. Kebetulan dari 2018 hingga saat ini saya telah menghandle beberapa bidang pekerjaan terkait General Affairs, Industrial Relation, dan Legal.

Terkait dengan pekerjaan di bidang General Affairs, saya sudah pernah membuat tulisannya pada artikel GENERAL AFFAIRS BAGIAN 1:APA ITU GENERAL AFFAIRS? APA SAJA KERITERIA YANG DIBUTUHKAN?. Namun, artikel itu baru saya sadari sudah berumur 2 tahun hingga saat artikel ini ditulis (2023). Tapi tidakpapa, saya akan coba bagi kembali pengalaman saya terkait General Affairs yang bisa jadi artikel ini akan membantu anda yang ingin mengetahui lebih dalam apa itu General Affairs.

Dalam artikel ini, saya akan bagikan beberapa ruang lingkup pekerjaan GA yang pernah saya handle langsung maupun yang secara tidak langsung saya handle.

A.     FACILITY MANAGEMENT

Dibeberapa perusahaan, bahkan yang sudah besar sekalipun, sering menyebut General Affairs sebagai Facility Management. Namun berdasarkan pengalaman kerja saya, facility management ini merupakan satu kesatuan dengan General Affairs. General Affairs itu sangat luas, jadi dibutuhkan orang yang suka dengan pekerjaan mobilitas tinggi dan mau belajar suatu hal yang baru.

Berdasarkan IBM, Facility Management yaitu as the tools and services that support the functionality, safety, and sustainability of buildings, grounds, infrastructure, and real estate.

Artinya, kita mengurusi semua yang berkaitan dengan operasinal kantor seperti fasilitas umum maupun karyawan, kebutuhan karyawan, maintain gedung, kebersihan area kerja, K3, dan lain sebagainya.

Jadi, setidaknya kalian harus memahami beberapa hal sebagai berikut:

1)     Memahami terkait safety / K3

-        Mengetahui dasar-dasar K3. Kalian bisa mempelajari pada silabus ISO 14001:2015.

2)     5S / 5R

-        5S merupakan konsep management terkait kedisiplinan seluruh pekerja di lokasi kerja terhadap lingkungan kerjanya. Konsep ini merupakan pengembangan yang dikembangkan di Jepang. Namun hingga sekarang, konsep ini sudah dipakai oleh perusahaan-perusahaan di dunia termasuk di Indonesia.

-        5S sendiri artinya adalah:

a)      Seiri / Ringkas = menyingkirkan atau memilah kemudian membuang barang-barang yang tidak diperlukan.

b)     Seiton / Rapi = melakukan standarisasi terhadap seluruh benda yang ada di lokasi kerja

c)      Seiso / Resik = menjaga kebersihan lokasi kerja.

d)     Seiketsu / Rawat = menjaga dan mempertahankan lokasi kerja agar tetap rapi, bersih, dan nyaman sesuai dengan standart yang ditentukan.

e)     Shitsuke / Rajin = melakukan secara konsisten terhadap lingkungan kerja dan diri sendiri.

-        Untuk lebih jelas terkait 5S / 5R, akan saya buatkan artikel tersendiri nanti.

3)     Environment

-        Setidaknya kita harus memahami bagaimana cara agar operasional kita di perusahaan tidak mengganggu ekosistem lingkungan.

-        Pengetahuan dasar yang harus diketahui misalnya adalah memisahkan sampah Non-B3 dan B3 di lingkungan kerja, tidak membuang sampah-sampah sembarangan, dan membuat management kebersihan di lingkungan berjalan dengan konsisten.

-        Selain itu, dalam menjalankan operasional perusahaan kita juga harus berusaha menggunakan barang yang ramah lingkungan. Misalnya saja dengan menggunakan kertas seminimal mungkin, mengganti lampu konvensional dengan LED, dan sebagainya.

-        Management terkait environment dapat diterapkan oleh personal GA dengan membuat standart baku atau membuat sistem / aplikasi untuk operasional perusahaan.

4)     Maintain Gedung

-        Beberapa perusahaan mengharuskan personal GA adalah seorang lulusan Teknik. Hal ini tidak lepas dari tugasnya yakni merawat gedung di perusahaan. Namun sebenarnya, bagi kalian yang bukan lulusan non-teknik, bisa melakukan perawatan berkala terhadap gedung.

-        Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, menjadi GA harus mau belajar hal baru, termasuk hal ini yakni merawat asset gedung. Tidak susah, namun juga tidak gampang. Perlu komitmen dan konsisten.

-        Hal yang saya biasa lakukan adalah melakukan pengeceklan secara periodik dengan menggunakan jadwal kerja. Untuk hal jadwal kerja, akan saya buatkan artikel khusus ya.

-        Jika kalian memiliki anggota atau pegawai lapangan, berikan tugas kepada mereka untuk mengecek kondisi setiap gedung dan fasilitas umum di lapangan. Gunakan checksheet sebagai alat control data.

-        Jika ada kerusakan, segera perbaiki. Kerjasama dengan tim maintenance / engineering atau carilah vendor yang berkompeten untuk memperbaikinya.

5)     Gardening

-        Tidak kalah penting dengan pekerjaan lainnya. Taman atau landscape di tempat kerja kita adalah citra perusahaan tempat kita bekerja. Buatlah perusahaan dan karyawan bangga atas perusahaannya.

-        Salah satu bentuk kebanggaan adalah memiliki ruang terbuka atau landscape yang cantik. Selain bisa bangga, karyawan juga bisa betah bekerja di lokasi kerja. Dari survey yang pernah saya lakukan, landscape yang cantik merupakan salah satu indikator karyawan nyaman bekerja.

-        Silakan gunakan vendor khusus jika memang diperlukan, karena skill terkait perawatan taman ini ternyata sangat dibutuhkan untuk merawat tanaman yang ada.

 

B.     SEBAGAI EXTERNAL RELATION

Tanggung jawab sebagai personil GA tidak hanya mengurusi bagian internal perusahaan, tapi juga menjadi Public Relation perusahaan. Hal ini terkecuali jika di perusahaan tersebut memang sudah memiliki department khusus Public Relation.

Skill komunikasi dan pengalaman bergaul dengan masyarakat sangat digunakan dalam mengerjakan hal ini. Maka dari itu, jika kalian mengikuti program KKN di kampus kalian, jangan anggap program tersebut hanya sebagai penggugur kewajiban kurikulum semata, tetapi merupakan sarana kalian berlatih menjalin komunikasi langsung dengan masyarakat.

Intinya dalam External Relation, kalian akan memiliki tugas menjaga harmonisasi hubungan perusahaan dengan warga sekitar. Tidah hanya terhadap masyarakat sekitar, tapi juga terhadap pemerintah daerah, Polri, TNI, Krang Taruna, dan sebagainya.

 

C.     PERIZINAN OPERASIONAL PERUSAHAAN

Jangan heran jika beberapa lowongan terkait GA beberapa perusahaan membutuhkan Sarjana Hukum. Hal ini dalam pekerjaan dilapangan, personil GA akan melakukan kegiatan pengurusan seluruh perizinan perusahaan. Salah satu Key Performance Indicator (KPI) GA adalah operasional perusahaan compliance dengan seluruh regulasi pemerintah. Untuk mencapai kesana, sering kali perlu mengurus perizinan.

Tidak hanya mengurus perizinan, tetapi juga wajib untuk melakukan perpanjangan jika izin-izin tersebut expired. Jadi tidak hanya pengetahuan terkait regulasi, tetapi skill administrasi juga diperlukan sekali dalam menghandle perizinan perusahaan.

 

D.     ADMINISTRASI

Jujur, hal yang paling saya anggap remeh saat saya pertamakali bekerja adalah soal administrasi. Hal ini terlihat sepele karena kegiatannya hanya memaintain dokumen pada tempatnya dan tidak begitu menarik serta tidak terlihat professional. Namun sejujurnya, kunci kesuksesan kita bekerja adalah memiliki skill administrasi yang baik.

Dengan administrasi yang baik, kita tidak akan kesusahan ketika kita sedang mengadapi problem tertentu. Seluruh aktivitas terdahulu sudah tersimpan dengan baik. Implikasi adalah kita tidak memerlukan effort lebih ketika kita membutuhkan dokumen tertentu dimasa mendatang.

Jadi jangan anggap enteng skill ini ya.

 

E.     NEGOSIASI DAN MENANGANI CASE PERUSAHAAN

Hampir sama dengan External Relation, dalam hal ini kita dituntut harus bisa menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang melibatkan perusahaan tempat kita bekerja. Tidak jarang perusahaan akan bergesekan dengan masyarakat atau pemerintah.

Saya sebagai lulusan Sarjana Hukum, beberapa kali diminta management untuk menyelesaikan permasalahan kasus litigasi dan non-litigasi. Skill komunikasi dan kemampuan melakukan pendekatan kepada pihak lain sangat diperlukan selain harus mengusasi muatan kasusnya.

Jadi kita harus siap ketika ditunjuk oleh perusahaan untuk menyelesaikan masalah. Namun sebelumnya, kita juga wajib melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi sebelum bertempur dalam mediasi atau litigasi. Jangan bertempur tanpa membawa amunisi!!!

 

F.     MAINTAIN VENDOR DAN OUTSOURCING

Menjalankan operasional perusahaan membutuhkan biaya yang besar. Jadi biasanya untuk menekan biaya operasional, perusahaan akan menggunakan jasa perusahaan penyedia jasa tenaga kerja atau outsourcing.

Tugas kita adalah melakukan review perjanjian kerjasamanya dan kemudian menilai kinerja vendor tersebut. Hasil penilaian harus kita rangkum dalam sebuah report kinerja vendor yang akan jadi bahan penilaian vendor tersebut. Kita akan bisa menilai, apakah vendor ini layak dipertahankan atau tidak. Bisa juga menilai apakah vendor ini memiliki harga yang kompetitif atau tidak.

Beberapa lingkup yang memerlukan vendor yang ditangani GA antara lain:

1)     Catering

2)     Rent Car / Sewa Kendaraan

3)     Gardener / Tukang Kebun

4)     Office Boy/Girl

5)     Security / Satpam

6)     Driver / Supir

7)     Dsb.

Sebenarnya masih banyak pekerjaan-pekerjaan yang harus dikuasai personil General Affairs di lapangan. Namun saya rasa, point-point diatas adalah point minimal yang harus anda kuasasi sebelum terjun pada pekerjaan ini. Teruslah mengasah skill dan perbanyak relasi untuk mempermudah pekerjaan kita.

Demikian artikel kali ini, terima kasih.